Rooming'it

Logiciel de gestion des réservations, des réunions et des salles

La maîtrise de vos réservations avec Rooming'it

Notre solution de gestion de salles vous offre une interface très graphique. Dès l’ouverture de Rooming’it, un coup d’œil suffit pour identifier l'état d’avancement de vos réservations.

principales fonctionnalités

Planning partagé

Travaillez ensemble sur le même planning avec une gestion de droits des utilisateurs de l'administration générale à la lecture simple.

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Gestion des équipements

Gérez le stock de votre matériel et avertissez les services logistiques des besoins d’équipement en un clic. Une alerte vous informe en cas d’indisponibilité.

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Facturation et édition de documents

Générez vos factures en un clic selon vos propres modèles. Editez en quelques secondes vos documents (devis, contrats, conventions).

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Publication web

Publiez le planning sur votre propre site web. Les utilisateurs visualisent le planning depuis leurs appareils connectés et effectuent des demandes de réservation de salles.

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Le planning général

L'ergonomie générale vous permet de déplacer, d'agrandir ou de réduire à la souris la durée d'une réservation et changer son état de réservation (réservée, confirmée, annulée, en cours, etc.) en un clic.

  • Plusieurs modes de vue : À vous de choisir l'affichage du planning (journalier, hebdomadaire ou mensuel). Vous pouvez repérer facilement des dates de disponibilité ou d'indisponibilité de vos salles.
  • Zoom : Cette fonctionnalité vous permet d'agrandir ou de réduire la taille du planning pour plus de lisibilité et un meilleur confort visuel.
  • Filtre : Retrouvez facilement des réservations selon les critères choisis (équipement, statut d’occupation, objet de la réservation, etc.) ou cherchez la salle la plus adapté pour accueillir un évènement en fonction des caractéristiques de la salle (nombre de places, superficie ou encore équipement présent).
  • Affichage par site : Si vous avez de nombreuses salles à gérer, des regroupements par famille ou par site sont possibles afin de limiter le nombre de salles visibles en même temps à l'écran.

Planification des réservations

La programmation de vos réservations s’effectue en quelques clics. L’état d’avancement de chaque réunion est identifié par un code de couleur et un libellé de statut paramétrable.

  • Onglet principal : Dans toutes les réservations, vous pouvez renseigner l'objet, le résumé, le synopsis de l'événement, l'auteur de la réservation, l’organisateur, la liste des participants, les options prévues, etc.
  • Avis : Tenez informés l’organisateur, les services logistiques, les participants de l’état de la réservation. Un e-mail pré-rempli selon vos modèles s’affiche dans votre client de messagerie, prêt à être envoyé au(x) destinataire(s).

Interface web intégrée

Vous disposez d’une fonctionnalité étendue vous permettant de publier sur le Web (Intranet ou Internet) l’ensemble de votre planning de salles. Vous publiez directement avec Rooming'it installé sur votre poste, aucun outil supplémentaire n'est nécessaire. Les demandes de réservations peuvent s'effectuer directement depuis le site web de publication, un mail est automatiquement envoyé à l'adresse de votre choix pour validation.

Vous trouverez un exemple de publication en suivant le lien vers notre site http://demo.roomingit.fr

  • Plus de visibilité : Le planning est lisible depuis tous vos appareils connectés (PC portables, tablettes et Smartphone).
  • Un gain de temps pour les gestionnaires : Les gestionnaires n'ont plus besoin de saisir les demandes de réservation. Un double-clic sur l'email de demande reçu et la réservation se crée automatiquement dans Rooming'it.
  • Une maîtrise du flux des demandes de réservation : Aux gestionnaires de choisir quand traiter les demandes de réservation reçues pare le biais de l’interface web.

Gestion du matériel

L'ajout d’équipement est possible dans chaque réservation. Vous pouvez attribuer des ressources à un évènement : chaises, tables, matériel sportif, équipement informatique, repas, personnel etc… Ces équipements et services sont entièrement paramétrables (type d'options / options / icônes graphiques attachées).

  • Gestion de stock : Vous pouvez renseigner votre stock initial afin d’être alerté lors d’un conflit ou d’une demande en matériel qui dépasse vos possibilités.
  • Notifications aux services logistiques : Chaque service logistique est informé des besoins matériels par un e-mail.
  • Valorisation financière : Chaque option peu être valorisée en quantité, en heure ou par personne, la valorisation se fait automatiquement.

Facturation, édition de documents et états de gestion

La création de vos modèles s’effectue depuis votre logiciel de traitement de texte habituel. Tous vos documents se génèrent en un clic, vous pouvez créer jusqu’à 30 modèles de documents !

  • Modèles personnalisés : Grâce aux champs de fusion préalablement insérés dans vos modèles, toutes les informations que vous souhaitez sont reprises sur vos documents (contrats, convention d’occupation, devis, facture, fiche de réservations etc.).
  • Rangement de document : Retrouvez facilement les documents édités depuis Rooming’it ou rangez ceux reçus par un simple glisser/déposer dans une salle, une fiche de contact ou une réservation.
  • Suivi du flux documentaire : A vous de choisir les étapes de traitement pour chacun de vos modèles de document afin d’avoir un suivi optimal sur vos échanges de fichiers.
  • Etats de gestion : Plusieurs éditions multicritères sont disponibles en standard : statistiques d’occupation, étiquettes des participants, fiches de réservation, liste des réunions du jour, etc.

Agencement des salles

Chaque salle peut disposer en standard d'équipements et de services (boissons fraîches, papier, rétroprojecteur, moyens de communication, hôtesse d'accueil, etc.). Vous avez la possibilité de personnaliser ces équipements et ces services lors de chaque réservation. Dans chaque salle vous pouvez aussi renseigner :

  • Informations sur la salle : Une zone de texte libre est à votre disposition pour documenter le règlement intérieur par exemple ou toutes autres précisions utiles aux personnes souhaitant réserver la salle.
  • Le nombre maximal de participants : Une alerte apparaît dans les réservations ou il manque des places.
  • Plan : Vous pouvez inclure un plan de principe de la salle ainsi qu'une photo pour y placer les participants et le matériel dans chaque réservation.

Gestion des contacts

Pour éviter toute ressaisie inutile, un fichier de gestion de contacts est intégré à Rooming'it. Il vous permet de mémoriser les participants et/ou les organisateurs récurrents.

  • Détails : Les contacts sont présentés en tableau, à vous de choisir les colonnes à afficher pour voir rapidement les coordonnées d'un participant ou d'un organisateur. Dans chaque fiche, il y a 6 zones d’informations libres afin d’y renseigner les précisions que vous souhaitez et un onglet note pour un suivi optimal.
  • Rangement de documents : Vous pouvez conserver des fichiers pour chacun de vos contacts : Kbis, RIB, assurance, photocopie de carte d’identité … etc.
  • Import / Export de vos contacts : Il est possible d’importer vos contacts dans Rooming’it depuis un LDAP ou un simple fichier texte. Vous pouvez exporter vos contacts vers MS Excel.

Version de démonstration

Une version de démonstration gratuite vous permet de naviguer intégralement dans le logiciel.

Accédez à l'ensemble des fonctionnalités d'un outil réactif et simple d'utilisation.

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